ビジネスにおいてタイムマネジメントとは、「仕事のやり方や進め方を管理すること」です。
タイムマネジメントと聞くと「時間を管理する」と思われる方も多いと思いますが、その本質は「自分自身の仕事をコントロールする」ことなのです。
今回はその時間マネジメントについてご紹介したいと思います。
タイムマネジメントの必要性
タイムマネジメントはなぜ必要なのでしょうか？
タイムマネジメントをする目的は、効率よく仕事の成果を上げる事です。
では、効率よく仕事が出来ないとどうなるのでしょうか？
例えば
・本来の目的を理解せず無駄な仕事（作業）をしてしまう。
・毎日残業してもしても仕事が終わらない。
・時間に追われているため、一つ一つの仕事が雑になってしまう。
・雑な仕事のため、ミスが多く結果的にやり直し作業が発生する。
このような事がいつも続きなかなか仕事の成果が上げられないことになります。
では、逆に時間マネジメントできていると
・必要最低限の仕事（作業）で成果が得られる。
・最小限の残業で仕事がまわせる。
・一つ一つの仕事をポイントを押さえて丁寧に行うことができる。
・仕事のミスが減り結果的に多くの仕事がさばけて成果が上がる。
時間マネジメントは単純に残業時間を減らすということではなく、時間当たりの生産性を高めるということなのです。
現在の社会は80年代、90年代の高度経済成長期のようにがむしゃらに仕事を行うことを求められてはいなく、より短い時間で成果を出すことが求められているのです。
それを実現するためにもタイムマネジメントが重要視されているのです。
タイムマネジメントをするメリット
タイムマネジメントの必要性についてご説明してきましたが、ここではもう少し詳しくタイムマネジメントによって得られるメリットをお話ししたいと思います。
タイムマネジメントのメリットはとても多く、短期的メリットと中長期的メリットが得られ、それぞれれについてまとめてみました。
＜短期的なメリット＞
・タイムマネジメントで効率化を行うことで、仕事の「処理能力」が向上する
・効率化をしたことで時間が増え、新たなことに取り組む時間を捻出できるようなる
＜中長期的なメリット＞
・新たに捻出される時間を使って、独自性の高い仕事へ特化し、自分自身の仕事領域を確立することができる
・新たに捻出される時間を使って、自らの知識・スキルを磨き、より高い価値を発揮できるようになる
・上記を通じてより高いレベルで仕事を行えるようになる
仕事の効率化によって得られた時間の使い方が非常に重要になってきます。
その増えた時間を、「対処ではなく改善・改革へつながる仕事」「自分のキャリア上、今後必要となる仕事」「社内で自分自身が確立したい仕事」といった、「重要だが緊急ではない仕事」へ振り分けることで、中長期的なメリットが得やすくなります。
タイムマネジメントの方法・コツ
続いて、具体的なタイムマネジメントの方法やコツをお伝えします。
タイムマネジメントは、以下の手順に沿って進めていきます。
① 課題を抽出する（課題の見える化）
② 対応工数（時間）を確認する（ボリュームの見える化）
③ 重要度・緊急度をマトリックスに当てはめる（優先度見える化）
④ ③の結果から仕事の優先度を決め、自分でやる、他人に任せる、やらないを決め同時に実施する順番を決める
それぞれについて詳しく解説していこうと思います。
①課題を抽出する（課題の見える化）
まず、ご自身がいまどんな課題を抱えているのかを洗い出します。
課題の洗い出しの目的は、自分が日々「どんな課題」に「どれだけの時間を使っているのか」を把握することです。
忙しい日々を過ごしていると、意外と自分が行っている課題を把握できていないことが多く、まずはきちんと自分の持っている課題を認識する事がタイムマネジメントの第一歩です。
課題を洗い出す方法は、箇条書きでもよいので持っている課題をすべて出し切ることで、大課題から徐々にその大課題を達成するために実施することを子分類していき、最終的には具体的なアクションまで落とし込むのがよいでしょう。
わかりやすいもので説明しますと、新しいスマホを買いたいと思った時に候補モデルの調査や予算決定、購入場所を調べるなどスマホを購入するためには色々なアクションを起こすと思います。
それを全て書き出すことで具体的なアクションを見えるかすることが大事なのです。
②対応工数（時間）を確認（ボリュームの見える化）
次に①で抽出した課題に対しそれぞれにどのくらいの時間が掛かるのか予測時間を決めます。
この時、無理な時間を記載せず、普段の自分だったらどのくらい掛かっているのか現実的な時間設定をして下さい。
③重要度・緊急度をマトリックスに当てはめる（優先度の見える化）
次に行うのが重要度・緊急度マトリックスへの振り分けです。
自分の仕事において「本当は何に一番時間をかけるべきなのか」、反対に「自分が時間をかけるべきではない(「捨てる」「任せる」「効率化する」)仕事は何か」を明確にするためです。
このマトリックスでは、業務を重要度と緊急度の2軸を使い、自身の仕事を4象限に分けていきます。重要度を測る尺度は「成果につながる業務かどうか」、緊急度を測る尺度は「納期が近いかどうか」です。
この条件に照らし合わせて、それぞれの業務をマトリクス配置していくと、以下のように分類することができます。
④③の結果から仕事の優先度を決め、自分でやる・任せる・捨てるを決定し順番を決める
この段階まで来ると、自分自身の仕事の中でも「成果につながる仕事」と「そうではない仕事」が見えてきます。成果につながらない仕事である可能性が高いのが、上記Bの「緊急だが重要じゃない仕事」とDの「重要でもなく緊急でもない仕事」です
この2種類の仕事に対してまず行うべきことは、「捨てることはできるか」を検討することです。
どんなにうまく効率化しても、「捨てる」ことに勝る効率化はありません。
捨てられる仕事は、思い切って捨ててしまうことが大切です。
上記で「捨てる」ができたら次は「任せる」です。
成果にはつながらないが、誰かがやらなければならない仕事は必ず存在します。
その仕事を整理するのに有効になのが、「任せる」という考え方です。ここでいう「任せる」とは、「他の人への仕事の移管」と「システムなどによる自動化」という２つの側面から考えることを意味します。
もし、他の人へ仕事を移管する場合には、「仕事の丸投げ」や「押し付け合い」にならないよう十分な配慮が必要です。
「捨てる」「任せる」を検討しても残る仕事に関しては、効率化を検討します。効率化を検討するためには、まず残った仕事のフローを明確にし、重複する工程や不要な工程がないかを洗い出すことが必要です。
また、「効率化」を行う際の重要なポイントは、「手軽で、効率化のインパクトが大きい取り組み」を選択することです。いくら効率化が期待できても、取り入れること自体に多大な時間がかかる場合は、本末転倒なので注意が必要です。
さいごに
ここまでご説明してきたことを実践すればいままで行っていた仕事を「捨てる」もしくは「任せる」ことでその分他に使える時間が出来ると思います。
その時間で更なる改善を検討していくことで更にブラッシュアップし生産性向上（＝自分の価値を高める）ことができるのです。
もし現在時間がなくて困っている方がいらっしゃいましたら実践してみてみては如何でしょうか。
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